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实务解析 集采管理的优化思路与相应举措 ——以某国有集团公司为例

时间: 2024-04-04 19:18:56 |   作者: 新闻中心

  原标题:实务解析 集采管理的优化思路与相应举措 ——以某国有集团公司为例

  本文针对某国有集团公司在集采管理中存在的采购成本高、采购效率低、采购不规范等问题,提出了全集团的集采工作目标,通过在集采管理体系建设、集采实施、供应商管理、质量管理、采购合规培训、考核与监督等方面采取对应的优化举措,取得了显著的工作成效。

  A集团公司(以下简称A集团)是一家国有集团公司,拥有15个子(分)公司,主要是做工程设计、咨询、施工、运营管理等业务。在此前的集采管理中,A集团主要存在四个方面的问题。

  一是分散型采购,采购成本高。各子、分公司(以下简称各公司)均自行组织采购,单个项目采购降价优势不明显,采购成本常居高不下。

  二是重复性采购,采购效率低。各企业存在大量同类物资或服务的采购,未能做到集中统一管理,出现多次重复采购的情况。同时,同一公司在一个自然年度内未集中采购同类物资或服务,出现多次采购的情况,导致采购效率较低。

  三是产品质量上的问题。在签订合同前,一些公司忽略了对供应商进行资质、资信、履约水平等综合能力的严格审核,导致实际履约过程中出现产品质量较差、供应商履约不及时、售后过程中不配合等问题。

  四是采购规范性不足,采购风险较高。主要体现为未配套专门的采购管理制度、采购方式选择不明确、内控决策审批要求不明确、采购过程资料不完整、采购流程倒置等。

  面对采购成本高、采购效率低、采购不规范等问题,A集团计划通过一系列优化举措,达成四个方面的集采工作目标。

  一是集采率管控。制定三年计划,集采率(集采率=集采金额/采购总金额)第一年争取达到20%,第二年争取达到40%,第三年争取达到60%。通过集采率的提升,更好地发挥集采的规模效应和节资作用。

  二是集采价格节资比例管控。将集采后的价格与集采前的价格作对比,平均节资率争取达到5%(平均节资率=(∑原集采前的单价×预估数量-∑集采后的单价×预估数量)/∑原集采前的单价×预估数量)。

  三是集采时效管控。针对不同的采购方式,制定相应的集采时效管控目标,确保采购流程高效顺畅。招标采购的全流程周期不超过60日。比选、询价、竞争性谈判等采购的全流程周期不超过30日。通过规定明确的时间节点,加强对采购流程的监督和控制,促进采购效率的提升。

  四是采购合规管控。推进采购合规常态化检查与监督,实现全集团范围内的采购不规范问题稳步下降的目标。

  为实现上述集采工作目标,A集团从集采管理体系建设、集采实施、供应商管理、质量管理、采购合规培训、考核与监督等方面提出了具体优化措施。

  一是成立专门的采购中心。负责集采管理体系建设,制定采购管理规划及规章制度并监督实施;负责采购管理的监督与评价;负责对同类物资或服务进行集中采购;负责采购供应商管理及质量管理;负责采购培训管理;负责采购信息化系统建设等。

  二是制定专门的采购管理规章制度。包括采购管理办法、需求管理办法、供应商管理办法、采购物资质量管理办法、评标专家管理办法、采购审批决策机制等,为采购实施专业化管理提供制度依据。

  三是全面梳理集采流程。明确采购操作的各个流程和规范性要求,加强采购内控审批、风险评估、合同管理等方面的管理,确保采购合规性。

  四是推进采购信息化系统建设与应用。将所有采购行为纳入IT系统管理,实现采购全流程管理、重要数据分析与监督IT化,实现采购可视、可控、可管,从而进一步提升采购效率,促进采购管理的规范化和标准化。

  一是收集A集团各公司的年度采购需求计划。包括物资目录、物料名称、物料规格型号、数量、本年度的实际采购金额、下一年度的计划采购金额、需求到货时间等。

  二是通过对年度需求计划的整体分析,制定年度集采目录和集采计划。为实现集采工作目标,采购中心将预估采购金额较大的同品类物资(服务)纳入集采目录,并参考当年的集采目标,设置具体金额标准。为避免多次重复采购,预估采购金额不大且大部分公司都需要的同品类物资(服务),也要求纳入集采目录。采购中心根据集采目录和各公司的需求到货时间要求,将集采目录内物资(服务)的采购集中实施,制定年度各类物资(服务)的集采计划。对于跨多年度的采购需求,采购中心根据品类价格受市场波动影响的大小,进行一年、两年或三年期的框架采购。对于价格受市场波动影响较大的品类,采购期限建议以一年为主。

  三是根据集采计划推进集采实施。根据集采计划,采购中心计划第一年集采45个品类,力争在当年5月底前完成所有集采工作。在此目标下,严格按照集采计划推进集采实施,并及时下发集采结果,以保障生产运行需求。

  一是进一步完善供应商管理,建立供应商资质审核、考核、信息管理等制度规范,确保供应商质量、信用和服务能力。加强对供应商的资格审核,并严格执行供应商负面清单机制。实施供应商考核评估工作,并根据年度后评估结果,对供应商实施相应的奖惩措施。例如,对A级供应商,可以给予采购加分的倾斜,同时邀请参加重要项目的前期开发等奖励措施;对D级供应商,则执行退出程序,取消供应商合作资格,并明确在限制期内(一般不少于3年)不得再次进入相应层级的供应商资源库。

  二是进一步加强物资质量管理,将质量管理贯穿采购工作的全过程,最重要的包含采购阶段的选型检测和交付阶段的到货检测。采购阶段的选型检测能够在一定程度上帮助确定供应商所提供产品能否满足采购需求,对供应商拟提供的产品做采购前的检测,检测结果能够为供应商的资格审核检查、技术评分提供客观的检验测试的数据,有利于从源头上管控供应商的质量水平。同时,为确保供应商所提供产品符合采购合同的要求,还应开展到货检测控制活动,并对不合格的供应商按合同质量条款约定进行相应处理。检测结果应用于当期供应商后评估和下期采购实施,形成闭环管控。

  注重加强员工的合规教育与培训,不断的提高采购人员的专业能力,逐步提升采购合规性。采购中心从采购制度、采购合规操作、信息化系统使用、商务谈判、廉洁教育等方面开展全集团的采购合规培训,全年开展不少于2次,以培养合格的采购人员,保证采购实施的规范性。

  一是对集采结果执行情况和集采合规性进行常态化检查和监督,并将发现的问题纳入通报批评。这样一些问题包括应集采未集采的、未按集采结果执行的、违反采购制度的和采购不规范问题等,这样一些问题如果出现,在年度考核评价中会被列为扣分项。

  二是为推动集采工作的合规、降本和增效,A集团制定了集采率、平均节资率、集采时效和采购合规性等绩效考核指标。这些指标被用于考核和打分,并与相应的奖惩措施配套实施。

  为实现集采管理优化目标,A集团采取和实施了一系列工作举措,包括集采管理体系建设、集采实施、供应商管理、质量管理、采购合规培训、考核与监督等。在这些工作的有力推进下,A集团实现了第一年度的各项集采工作目标,具体成效包括:集采率达到23%,超过预期目标3个百分点;平均节资率达到5.8%,超过预期目标0.8个百分点;招标采购的全流程周期均未超过60日,比选、询价、竞争性谈判等采购的全流程周期均未超过30日;全集团范围内的采购不规范问题数量相对于上一年度稳步下降。

  总体来看,通过制订明确目标和采取比较有效举措,A集团的集采管理优化取得了很明显的成效。

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